背調(diào)信息“保存期限”有多久？過(guò)期數(shù)據(jù)必須刪除！
發(fā)布時(shí)間：2026-01-04
——尚賢達(dá)獵頭公司合規(guī)解讀
在高端人才招聘中，背景調(diào)查（Background Check）已成為企業(yè)降低用工風(fēng)險(xiǎn)的重要工具。然而，隨著《個(gè)人信息保護(hù)法》《數(shù)據(jù)安全法》《民法典》等法律體系逐步完善，“背調(diào)信息能保存多久”“歷史背調(diào)數(shù)據(jù)是否可以長(zhǎng)期留存”，正在成為越來(lái)越多企業(yè)和獵頭機(jī)構(gòu)面臨的合規(guī)難題。
從法律視角看，背調(diào)不是“查完就存”，而是“目的決定期限、到期必須刪除”。
一、一個(gè)被忽視的風(fēng)險(xiǎn)：背調(diào)數(shù)據(jù)≠企業(yè)永久資產(chǎn)
在實(shí)際操作中，不少企業(yè)存在以下誤區(qū)：
- 候選人未入職，但背調(diào)資料長(zhǎng)期留存在HR系統(tǒng)
- 多年前員工的背調(diào)報(bào)告仍可被隨意調(diào)取
- 背調(diào)結(jié)果被轉(zhuǎn)存到個(gè)人電腦、微信、郵箱
- 用歷史背調(diào)信息作為再次招聘、調(diào)崗、解聘依據(jù)
這些行為，在當(dāng)前法律框架下，均屬于高風(fēng)險(xiǎn)操作。
二、法律核心原則：最小必要 + 期限限定
1. 《個(gè)人信息保護(hù)法》的三大關(guān)鍵要求
根據(jù)《個(gè)人信息保護(hù)法》第六條、第十九條、第四十七條，背調(diào)數(shù)據(jù)的處理必須遵循：
（1）目的限定原則
背調(diào)信息只能用于“招聘決策”這一明確目的
（2）最小必要原則
只收集與崗位直接相關(guān)的信息，不得泛化、擴(kuò)張
（3）存儲(chǔ)期限最短原則
超過(guò)處理目的所必需期限，應(yīng)當(dāng)刪除或匿名化處理
?? 法律并未給出“統(tǒng)一年限”，而是強(qiáng)調(diào)“目的完成即到期”
三、背調(diào)信息保存多久才算合規(guī)？（實(shí)務(wù)建議）
結(jié)合司法實(shí)踐與監(jiān)管口徑，尚賢達(dá)獵頭給出行業(yè)通行且相對(duì)安全的參考標(biāo)準(zhǔn)：
1?? 候選人未錄用
- 建議保存期限：3–6個(gè)月
- 用于：
- 招聘流程復(fù)盤
- 應(yīng)對(duì)候選人異議或爭(zhēng)議
- 超期后：
- 必須刪除或徹底匿名化
- 不得繼續(xù)用于后續(xù)招聘參考
?? 長(zhǎng)期保存 = 無(wú)合法目的
2?? 候選人成功入職
- 背調(diào)信息可作為入職合規(guī)檔案的一部分
- 保存期限建議與勞動(dòng)合同存續(xù)期掛鉤
- 合同解除 / 終止后：
- 原則上不應(yīng)繼續(xù)保留完整背調(diào)報(bào)告
- 可僅保留“已完成背調(diào)”的事實(shí)性記錄
3?? 涉及勞動(dòng)爭(zhēng)議、合規(guī)審計(jì)的特殊情形
四、哪些背調(diào)信息“到期必須刪”？（重點(diǎn)雷區(qū)）
以下信息，一旦超過(guò)合法期限，繼續(xù)保存即構(gòu)成違法風(fēng)險(xiǎn)：
- 學(xué)歷、征信、犯罪記錄核驗(yàn)結(jié)果
- 原雇主評(píng)價(jià)、離職原因說(shuō)明
- 負(fù)面訪談?dòng)涗?、未?jīng)核實(shí)的主觀評(píng)價(jià)
- 背調(diào)供應(yīng)商原始調(diào)查底稿
?? 尤其注意：負(fù)面背調(diào)信息是個(gè)人信息侵權(quán)高發(fā)區(qū)
五、企業(yè)最容易踩的 5 個(gè)合規(guī)雷區(qū)
從獵頭項(xiàng)目實(shí)務(wù)看，以下問(wèn)題最常見(jiàn)：
1. ? “以后可能還用得上” → 無(wú)合法依據(jù)
2. ? 多崗位共享同一份背調(diào)報(bào)告
3. ? 未入職候選人背調(diào)長(zhǎng)期留存
4. ? 背調(diào)數(shù)據(jù)用于內(nèi)部黑名單
5. ? 未告知候選人保存期限與刪除機(jī)制
一旦發(fā)生投訴或抽查，HR與企業(yè)均可能承擔(dān)連帶責(zé)任。
六、合規(guī)做法：企業(yè)與獵頭應(yīng)如何操作？
? 企業(yè)側(cè)建議
- 在《招聘隱私告知書(shū)》中明確：
- 建立背調(diào)數(shù)據(jù)定期清理機(jī)制
- HR系統(tǒng)設(shè)置自動(dòng)到期提醒或刪除
? 獵頭機(jī)構(gòu)側(cè)建議（尚賢達(dá)標(biāo)準(zhǔn)）
- 背調(diào)前取得單獨(dú)、明示授權(quán)
- 項(xiàng)目結(jié)束即進(jìn)入“倒計(jì)時(shí)存儲(chǔ)”
- 到期自動(dòng)刪除原始資料，僅保留合規(guī)日志
- 禁止項(xiàng)目外二次使用背調(diào)數(shù)據(jù)
七、從獵頭視角看：合規(guī)不是成本，而是競(jìng)爭(zhēng)力
在2025年的高端人才市場(chǎng)中：
- 企業(yè)更愿意與合規(guī)意識(shí)強(qiáng)、流程規(guī)范的獵頭合作
- 候選人越來(lái)越關(guān)注隱私保護(hù)與職業(yè)尊重
- 背調(diào)合規(guī)能力，正在成為獵頭機(jī)構(gòu)的隱性門檻
不合規(guī)的背調(diào)，可能毀掉一個(gè)候選人；不合規(guī)的留存，可能毀掉一家企業(yè)。
總結(jié)｜尚賢達(dá)獵頭提醒
背調(diào)信息不是“越多越好”，而是“用完即止”。
建立清晰的保存期限、刪除機(jī)制和責(zé)任邊界，是2025年企業(yè)招聘合規(guī)的必修課。
尚賢達(dá)獵頭公司
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